投訴分兩種，一種是善意投訴，確實是因為產(chǎn)品、服務(wù)、使用、價格等方面的實際原因而引起的顧客投訴；另一種是惡意投訴，是出于敲詐錢財、破壞聲譽、打擊銷售等為目的的所謂“投訴”。對于善意的投訴可采取下列步驟來處理。
　　1．熱情
　　凡顧客出現(xiàn)投訴情況，多數(shù)人的態(tài)度不友善，有些甚至罵罵咧咧怒氣沖天，不管顧客態(tài)度多么不好，作為企業(yè)都應(yīng)該熱情周到，以禮相待，待如貴賓，如請到辦公室、讓到貴賓座、倒茶、敬煙等，如此一則體現(xiàn)了企業(yè)處理投訴的態(tài)度，二則體現(xiàn)了“顧客是上帝”的原則，三則可以舒緩顧客的憤怒情緒，減少雙方的對立態(tài)度。
　　2．傾聽
　　面對顧客的投訴，作為企業(yè)首先是要以謙卑的態(tài)度認真傾聽，并翔實記錄《顧客投訴登記表》。對顧客要和顏悅色，無論顧客說得對與錯、多或少，甚至言辭激烈難聽，都不要責(zé)難、詰問，顧客言談間更不要插話，要讓顧客把想說的一口氣說出來，顧客把想說的說出來了，顧客內(nèi)心的火氣也就消了一半，這樣就便于下一步解決具體問題。傾聽時，注意千萬不能跟顧客爭吵，也不能打斷顧客的口述，更要尊重顧客。
　　3．道歉
　　聽完顧客的傾訴，要真誠的向顧客道歉，比如說：對您使用本產(chǎn)品(服務(wù))帶來的不便，我代表公司向您表示歉意，或者大熱天讓您從大老遠跑來實在不好意思，等等。道歉要恰當(dāng)合適，不是無原則的道歉，要在保持企業(yè)尊嚴的基礎(chǔ)上道歉，道歉的目的一則為了承擔(dān)責(zé)任，二則為了消弭顧客的“火氣”。
　　4．分析
　　根據(jù)顧客的口述分析顧客投訴屬于哪一方面，比如是質(zhì)量問題、服務(wù)問題、使用問題、價格問題等，更要從顧客口述中分析顧客投訴的要求，同時分析顧客的要求是否合理，以及具體問題屬于哪個部門，解決投訴前是否有必要跟對口部門溝通或者跟有關(guān)上層請示。
　　5．解決
　　根據(jù)顧客的投訴內(nèi)容和投訴分析，依據(jù)本企業(yè)相關(guān)制度，參考《消費者權(quán)益保護法》等相關(guān)法律規(guī)定，決定是經(jīng)濟賠償、以舊換新、產(chǎn)品賠償、更換配件、上門維修，還是培訓(xùn)顧客指導(dǎo)使用等。把解決方案告知顧客，如顧客同意，則把處理意見登記在《顧客投訴登記表》上并讓顧客簽名確認。
　　如果顧客不同意，看爭議在哪里，同顧客協(xié)商解決，不卑不亢，以“息事寧人，保護名譽”為高原則，盡量滿足顧客要求。如果自己確實無法解決顧客投訴，則立即引見給上層領(lǐng)導(dǎo)解決，以期圓滿解決顧客投訴。當(dāng)然顧客要求確實“太離譜”的話，則應(yīng)走法律途徑，通過法律來解決顧客投訴。顧客投訴如當(dāng)時無法立即解決，需要說明原因和確切解決時間，到時主動約見顧客。對于一些盲目投訴(本來不應(yīng)該投訴)的顧客要詳細解釋，或操作示范，或?qū)＜掖鹨?，或領(lǐng)導(dǎo)接待，動之以情曉之以理，使其口服心服，同時展示企業(yè)的良好形象。
　　對于惡意的投訴，則應(yīng)義正詞嚴，令其立即放棄惡意投訴。如果惡意投訴情節(jié)惡劣，或?qū)Ρ酒髽I(yè)造成不良影響，或?qū)Ρ酒髽I(yè)銷售造成損失，則宜直接拿起法律武器，通過法律渠道來解決。
　　對待顧客投訴切忌躲、拖、哄、嚇，“躲”躲不住，“拖”拖不掉，“哄”哄不好，“嚇”嚇不跑，只有認真負責(zé)、及時處理，才能讓顧客滿意，真正解決顧客投訴問題。